Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 7 septembre 2025
à 22h

 

Organisation responsable : Consortium Le Grand Projet Inc.

(entreprise immobilière – location pour étudiants, Sherbrooke, Québec)

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1) À propos
Nous protégeons les renseignements personnels des candidats-locataires, locataires, endosseurs et prospects. Cette politique explique quels renseignements nous recueillons, pourquoi, où ils sont conservés, qui y accède, avec qui ils sont partagés, pendant combien de temps et comment exercer vos droits.

Responsable de la protection des renseignements personnels (Loi 25)
Mathieu Bélanger
Courriel : info@legrandprojet.com
Téléphone : (514) 924‑4765
Adresse postale : 1305, rue Cabana, Sherbrooke (Québec) Canada

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2) Portée
Cette politique s’applique à nos activités de gestion immobilière et à nos plateformes/outils reliés (site web, formulaires, messagerie, outils de gestion locative et de communication).

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3) Renseignements collectés
Nous pouvons recueillir, selon le contexte : - Coordonnées et identification : prénom, nom, adresse courriel, téléphone (cellulaire et domicile), adresse postale, pièce d’identité (permis/passeport – sur demande, optionnel), preuve d’emploi ou preuve d’inscription étudiante (optionnel), NAS (optionnel, si requis par un tiers pour vérification spécifique), photo d’identité si fournie. - Dossier locatif : informations nécessaires à un bail de logement au Québec, références, historiques de logement, informations de l’endosseur (garant), informations issues d’enquêtes de crédit. - Communications : contenu et historique des courriels, messages via messageries instantanées et clavardage Wix, enregistrements d’appels (si applicables, avec avis), métadonnées techniques associées. - Finances : informations pour perception des loyers/dépôts sans conserver de données de carte ou de compte bancaire chez nous; relevés bancaires à titre optionnel (p. ex. vérification de solvabilité) lorsque fournis. - Outils d’IA : analyse automatisée (classement/synthèse) de messages et dossiers avec revue humaine systématique avant toute décision.
Nous ne demandons des renseignements dits « sensibles » (p. ex. NAS, pièces d’identité) que lorsque nécessaire à l’évaluation d’un dossier, et ils sont optionnels sauf exigence légale ou contractuelle explicite.

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4) Moyens de collecte
•    Formulaires (papier et en ligne)

•    Appels téléphoniques

•    Courriels

•    Messageries instantanées et clavardage Wix

•    Plateformes tierces : Google Workspace (Gmail/Drive), CORPIQ (incluant ProprioLocation et ProprioEnquête), Pronotif, Wix, Zapier, OpenAI (analyse textuelle)

5) Finalités d’utilisation
•    Gestion des baux et des immeubles (ouverture et suivi des dossiers, signatures, renouvellements, cessions, résiliations)

•    Communications avec les locataires/prospects

•    Vérifications et enquêtes de crédit

•    Perception des loyers et administration courante

•    Respect des obligations légales et fiscales

•    Amélioration des services (qualité, sécurité, efficacité opérationnelle)

•    Vente croisée / recommandations de logements ou services connexes avec possibilité d’opposition (opt‑out) en tout temps

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6) Base juridique / principes
Sous le régime québécois (LPRPSP/Loi 25), nous utilisons les renseignements avec votre consentement, pour exécuter un contrat (p. ex. bail), pour respecter la loi (p. ex. conformité fiscale, sécurité des immeubles), ou conformément aux règles de communication permises (p. ex. recouvrement, situations d’urgence).

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7) Partage et divulgation
Nous partageons vos renseignements seulement au besoin avec : - Équipe interne dûment autorisée (principe du moindre privilège) - Professionnels contractuels : avocat, notaire, fiscaliste, CPA - Fournisseurs/mandataires techniques : Google Workspace, Wix, CORPIQ/ProprioLocation/ProprioEnquête, Pronotif, Zapier, OpenAI (traitement/stockage infonuagique) - Agences de recouvrement (si nécessaire)
- Autorités publiques lorsque la loi l’exige ou l’autorise
Nous n’effectuons pas de vente de renseignements personnels.

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8) Transferts hors Québec/Canada
Certains fournisseurs (p. ex. services infonuagiques, IA) peuvent traiter des données à l’extérieur du Québec et du Canada (notamment aux États‑Unis). Avant toute communication hors Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) propre au transfert, et nous mettons en place des garanties contractuelles assurant une protection adéquate.

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9) Conservation
Nous conservons les dossiers pendant la durée du service (période d’admissibilité, candidature, bail en vigueur) puis 7 ans après la fin du service à des fins fiscales et légales. Passé ce délai, les renseignements sont détruits ou anonymisés de manière sécuritaire, sauf obligation légale contraire.

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10) Sécurité
•    Contrôle d’accès – moindre privilège

•    Journaux d’accès

•    Sauvegardes et plan de reprise

•    Destruction sécurisée des dossiers papier

•    Mesures techniques et organisationnelles proportionnées à la sensibilité des données

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11) Témoins (cookies) et technologies similaires
Notre site utilise uniquement des témoins nécessaires au fonctionnement (sécurité, anti‑robot, session). Les témoins analytiques/marketing sont désactivés par défaut. Si de tels outils étaient activés ultérieurement, un mécanisme de consentement (opt‑in) et un centre de préférences seraient déployés.

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12) IA et décisions automatisées
Nous utilisons l’IA pour classer, résumer et analyser des messages/dossiers. Aucune décision finale (p. ex. acceptation/refus d’un dossier, mesures disciplinaires, fixation d’un loyer) n’est prise sans revue humaine. Vous pouvez présenter des observations et demander une révision humaine de toute décision influencée par un traitement automatisé.

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13) Vos droits et comment les exercer
Vous pouvez : accéder à vos renseignements, en demander la rectification, retirer votre consentement (lorsque applicable), vous opposer à la prospection/vente croisée, et porter plainte.
Canal : par courriel à info@legrandprojet.com
Délais : nous répondons dans les 30 jours de la réception de votre demande.
Vérification d’identité : nous pouvons demander les informations nécessaires pour confirmer votre identité.
Limites : certaines données doivent être conservées (p. ex. obligations fiscales/légales), ou l’accès peut être restreint par la loi.
Plainte : vous pouvez communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

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14) Paiements et informations financières
Nous n’entreposons pas de numéros de carte ni d’identifiants bancaires pour le paiement. Lorsque des relevés bancaires sont fournis (optionnels), ils sont utilisés uniquement aux fins de vérification du dossier et conservés conformément à la section Conservation.

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15) Incidents de confidentialité
En cas d’incident (accès, utilisation, communication non autorisés, perte), nous : - Intervenons rapidement pour réduire le risque et prévenir la répétition
- Évaluons le risque de préjudice sérieux
- Avisons la CAI et les personnes concernées lorsque requis
- Tenons un registre interne de tous les incidents, accessible à la CAI sur demande
- Utilisons info@legrandprojet.com comme canal de contact pour les avis
Le responsable (voir section 1) supervise la gestion des incidents.

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16) Enregistrements d’appels
Lorsque des appels sont enregistrés, un avis est communiqué au début de l’appel. Les enregistrements sont utilisés pour la qualité de service, la sécurité et la gestion des dossiers, puis conservés selon la section Conservation.

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17) Mise à jour de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter l’évolution de nos pratiques ou des exigences légales. La date de mise à jour en tête du document indique la version en vigueur. En cas de changement important, nous publierons un avis sur notre site.

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18) Nous joindre
Pour toute question, demande ou plainte liée à la protection des renseignements personnels :
info@legrandprojet.com
(514) 924‑4765
Le Grand Projet Inc. — 1305, rue Cabana, Sherbrooke (Québec) Canada